فاکتور یا Invoice از دیدگاه سازمان جهانی گمرک و بازرگانی

با عنوان سیاهه خرید نیز شناخته می شود. صورت حسابی است که به موجب آن هزینه کالا به حساب خریدار منظور می شود. سیاهه باید دارای موارد زیر باشد:
تاریخ، نام و نشانی خریدار و فروشنده، شماره سفارش یا قرارداد، مقدار و شرح کالا، قیمت واحد، شرح هر گونه هزینه اضافی توافق شده که در قیمت واحد منظور نشده است، ارزش کل کالا، وزن کالا، تعداد بسته ها، علائم و شماره های حمل، شرایط تحویل و پرداخت، جزئیات حمل.

تعریف فاکتور (Invoice) از دیدگاه سازمان جهانی گمرک (WCO)
فاکتور تجاری (Commercial Invoice):
فاکتور تجاری یک سند رسمی و حیاتی در تجارت بین المللی است که توسط فروشنده (صادرکننده) به خریدار (واردکننده) صادر می شود. این سند شامل جزئیات کامل و دقیقی از معامله انجام شده، از جمله قیمت کالا، مشخصات کامل کالا، شرایط پرداخت و شرایط تحویل است. فاکتور تجاری به عنوان مدرک قانونی برای انتقال مالکیت کالا از فروشنده به خریدار و برای ارزیابی حقوق و عوارض گمرکی توسط مقامات گمرکی استفاده می شود.

محتویات فاکتور تجاری:
اطلاعات فروشنده (صادرکننده):
نام و آدرس کامل: شامل نام شرکت یا فرد صادرکننده و آدرس دقیق آن.
اطلاعات تماس: شامل شماره تلفن، ایمیل و هرگونه اطلاعات تماس مرتبط دیگر.

اطلاعات خریدار (واردکننده):
نام و آدرس کامل: شامل نام شرکت یا فرد واردکننده و آدرس دقیق آن.
اطلاعات تماس: شامل شماره تلفن، ایمیل و هرگونه اطلاعات تماس مرتبط دیگر.
تاریخ فاکتور: تاریخی که فاکتور صادر شده است، که معمولاً نشان دهنده زمان رسمی معامله است.
شماره فاکتور: شماره منحصر به فردی که برای شناسایی و پیگیری فاکتور استفاده می شود.

شرح کالا:
شرح دقیق و جزئیات کالاها: توضیح کامل درباره نوع، کیفیت و ویژگی های کالاها.
شماره های مدل و سریال: در صورت وجود، به منظور شناسایی دقیق کالاها.
مقدار و واحد کالا: تعداد و واحد سنجش کالاها (مثلاً کیلوگرم، عدد، متر، و غیره).
قیمت واحد و قیمت کل: قیمت هر واحد کالا و جمع کل قیمت کالاها، که باید به وضوح مشخص شده باشد.

شرایط تحویل (Incoterms):
شرایط تحویل کالا که توسط اتاق بازرگانی بین المللی (ICC) تعریف شده اند. این شرایط شامل روش ها و مسئولیت های حمل و نقل و تحویل کالا هستند، مانند FOB (تحویل در محل مبدا)، CIF (هزینه، بیمه و کرایه حمل) و DDP (تحویل در مقصد با پرداخت حقوق و عوارض).

شرایط پرداخت:
شرایط و روش های پرداخت توافق شده بین فروشنده و خریدار، مانند پرداخت نقدی، اعتبار اسنادی، پیش پرداخت و غیره.

هزینه های اضافی:
هرگونه هزینه اضافی از قبیل بسته بندی، حمل و نقل، بیمه و غیره که به قیمت اصلی کالا اضافه می شود.

کاربردهای فاکتور تجاری در تجارت بین المللی:
ارزیابی گمرکی:
مقامات گمرکی از فاکتور تجاری برای تعیین ارزش کالاها و ارزیابی حقوق و عوارض گمرکی استفاده می کنند. این ارزیابی به منظور محاسبه دقیق میزان مالیات و عوارضی است که باید پرداخت شود.

اسناد حمل و نقل:
فاکتور تجاری به عنوان یکی از اسناد مهم در فرآیند حمل و نقل بین المللی کالاها استفاده می شود. این سند معمولاً همراه با سایر اسناد حمل مانند بارنامه، گواهی مبدا و غیره ارسال می شود تا فرآیند انتقال کالا به درستی انجام شود.

اعتبار اسنادی (L/C):
در معاملات با استفاده از اعتبار اسنادی، بانک ها از فاکتور تجاری به عنوان یکی از اسناد مورد نیاز برای پرداخت استفاده می کنند. این سند به عنوان مدرک اثباتی برای انجام معامله و انتقال وجه بین بانک ها و طرفین معامله مورد استفاده قرار می گیرد.

مستندسازی مالی:
فاکتور تجاری برای مستندسازی مالی و حسابداری توسط شرکت ها استفاده می شود. این سند به عنوان مدرک رسمی برای ثبت درآمدها و هزینه ها در دفاتر مالی شرکت ها به کار می رود.

مستندات قانونی:
فاکتور تجاری به عنوان سند قانونی برای اثبات معامله و مالکیت کالا در صورت بروز اختلافات قانونی مورد استفاده قرار می گیرد. این سند می تواند در دادگاه ها و مراجع قانونی به عنوان مدرک معتبر ارائه شود.

تحلیل بازار و مدیریت موجودی:
فاکتور تجاری به شرکت ها کمک می کند تا اطلاعات دقیقی از معاملات خود داشته باشند و بر اساس این اطلاعات، تحلیل های بازاری و تصمیم گیری های مدیریتی خود را انجام دهند. این اطلاعات برای مدیریت موجودی و برنامه ریزی تولید نیز حیاتی است.

اهمیت فاکتور تجاری:
فاکتور تجاری به دلیل اهمیت بالای خود در فرآیندهای مختلف تجاری و گمرکی، باید با دقت و صحت کامل تنظیم و ارائه شود. هرگونه اشتباه یا نقص در این سند می تواند منجر به مشکلات جدی در فرآیندهای گمرکی، مالی و قانونی شود. بنابراین، شرکت ها و تجار باید اطمینان حاصل کنند که فاکتور تجاری خود را با دقت بالا تنظیم کرده و تمامی جزئیات لازم را به درستی در آن قید کنند.
این سند نه تنها به عنوان مبنای ارزیابی حقوق و عوارض گمرکی توسط مقامات گمرکی استفاده می شود، بلکه در فرآیندهای مالی و حسابداری، مستندات قانونی و تحلیل های بازاری نیز نقش کلیدی دارد. به همین دلیل، فاکتور تجاری یکی از اسناد اساسی و حیاتی در تجارت بین المللی است که دقت در تنظیم و ارائه صحیح آن برای تسهیل مبادلات بازرگانی بسیار حائز اهمیت است.

حوزه های فعالیت و استفاده از فاکتور (Invoice) در تجارت بین المللی (صادرات و واردات)
فاکتور تجاری (Commercial Invoice) به عنوان یکی از اسناد اصلی در تجارت بین المللی، در حوزه های مختلفی کاربرد دارد و نقش حیاتی در این فرآیندها ایفا می کند. در ادامه به تشریح دقیق تر این حوزه ها پرداخته شده است:
گمرک و تعرفه ها:
ارزیابی گمرکی: فاکتور تجاری به مقامات گمرکی یاری می رساند تا ارزش دقیق کالاها را برای تعیین تعرفه های گمرکی و مالیات های وارداتی محاسبه کنند.
کنترل واردات و صادرات: این سند به عنوان یکی از اسناد ضروری برای ثبت و کنترل کالاهای وارداتی و صادراتی به کار گرفته می شود و در فرآیندهای بازرسی و ترخیص کالا نقشی کلیدی ایفا می کند.

حمل و نقل بین المللی:
مستندسازی حمل و نقل: فاکتور تجاری همراه با سایر اسناد حمل و نقل مانند بارنامه، لیست بسته بندی و گواهی مبدا استفاده می شود تا فرآیند حمل و نقل بین المللی را تسهیل نماید.
پیگیری محموله ها: اطلاعات مندرج در فاکتور تجاری به شرکت های حمل و نقل و کشتیرانی کمک می کند تا محموله ها را به درستی پیگیری و مدیریت کنند.

مالی و بانکی:
پرداخت های بین المللی: بانک ها از فاکتور تجاری به عنوان مدرک معتبر برای انجام تراکنش های مالی بین المللی استفاده می کنند و صحت و کامل بودن آن برای پرداخت ها اهمیت فراوان دارد.
اعتبار اسنادی (L/C): در فرآیندهای اعتبار اسنادی، فاکتور تجاری یکی از اسناد اساسی است که برای تضمین پرداخت به صادرکننده توسط بانک های مربوطه استفاده می شود و نقش حیاتی در تسهیل مبادلات تجاری ایفا می کند.

بیمه:
مطالبات بیمه: در صورت وقوع خسارت به کالاها، فاکتور تجاری به عنوان مدرک معتبر برای ارزیابی و پرداخت مطالبات بیمه ای مورد استفاده قرار می گیرد.
تعیین پوشش بیمه ای: شرکت های بیمه از فاکتور تجاری برای تعیین نوع و میزان پوشش بیمه ای کالاها استفاده می کنند و این سند نقش اساسی در تعیین شرایط و میزان بیمه نامه ها دارد.

حقوقی و قانونی:
اثبات مالکیت: فاکتور تجاری به عنوان مدرک قانونی برای اثبات مالکیت کالاها در صورت بروز اختلافات حقوقی استفاده می شود و می تواند در دعاوی حقوقی به عنوان سند معتبر ارائه گردد.
مستندات قانونی: این سند می تواند در مراجع قضایی به عنوان مدرک معتبر ارائه شود تا به حل و فصل اختلافات کمک کند و در فرآیندهای دادرسی نقش مهمی ایفا کند.

بازاریابی و تحلیل بازار:
تحلیل فروش و خرید: شرکت ها از فاکتور تجاری برای تحلیل الگوهای فروش و خرید استفاده می کنند و این اطلاعات برای برنامه ریزی تولید و مدیریت موجودی حیاتی است.
تصمیم گیری های استراتژیک: اطلاعات موجود در فاکتور تجاری به شرکت ها کمک می کند تا تصمیمات استراتژیک خود را بر اساس داده های دقیق و به روز اتخاذ کنند و از این اطلاعات برای تحلیل های بازار بهره برداری نمایند.

حسابداری و مالی:
ثبت مالی: فاکتور تجاری به عنوان مدرک اصلی برای ثبت درآمدها و هزینه ها در دفاتر حسابداری شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد و دقت و صحت آن برای تهیه گزارش های مالی اهمیت بسیاری دارد.
تهیه گزارش های مالی: این سند به تهیه گزارش های مالی و مالیاتی شرکت ها کمک می کند و به عنوان مرجع رسمی در تهیه و تنظیم این گزارش ها به کار می رود.


بازگشت به فهرست